Polityka prywatności Niezawodny Kurier Drogowy

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Niezawodny Kurier Drogowy (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Niezawodny Kurier Drogowy z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora mogą być udostępniane Klientom w umowach, regulaminach, na stronie internetowej oraz innych materiałach informacyjnych.

1.3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W związku ze świadczeniem usług transportowych i logistycznych możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dokumentu tożsamości (jeżeli jest to niezbędne w ramach danej usługi),
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres dostawy i odbioru przesyłek, adres e‑mail, numery telefonów,
• dane dotyczące przesyłek: informacje o nadawcy, odbiorcy, zawartości przesyłki w zakresie niezbędnym do realizacji usługi (np. opis towaru, waga, wymiary),
• dane związane z rozliczeniami: numery rachunków bankowych, dane do faktur, historia płatności,
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, dane dotyczące korzystania z serwisu internetowego lub systemów informatycznych udostępnianych przez Administratora (logi systemowe, pliki cookies – jeżeli są stosowane).

2.2. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub wykonania działań na żądanie osoby, której dane dotyczą (np. wycena, przygotowanie oferty, nadanie przesyłki).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych i logistycznych,
• obsługa procesu nadania, przewozu, doręczenia oraz ewentualnego zwrotu przesyłek,
• prowadzenie korespondencji dotyczącej realizacji zleceń, reklamacji i zapytań Klientów.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, celnych, transportowych i innych przepisów szczególnych,
• udzielanie odpowiedzi na uprawnione żądania organów publicznych.

(c) Prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• zabezpieczenie mienia, personelu i przesyłek,
• wewnętrzna administracja, raportowanie i analiza jakości świadczonych usług,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych,
• marketing bezpośredni własnych usług (w uzasadnionym zakresie i z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą).

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych i marketingowych kanałami elektronicznymi (np. newsletter, SMS, e‑mail), o ile wymagana jest zgoda,
• inne cele szczegółowo wskazane przy zbieraniu zgody.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym uczestniczącym w realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnikom, magazynom, firmom spedycyjnym),
• dostawcom usług technicznych i organizacyjnych (np. firmy IT, dostawcy systemów teleinformatycznych, podmioty świadczące usługi księgowe, doradcze, prawne),
• operatorom płatności i instytucjom finansowym,
• firmom kurierskim i pocztowym, jeżeli jest to niezbędne do doręczenia przesyłki lub korespondencji,
• organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom oraz innym uprawnionym podmiotom – w zakresie i na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

4.2. W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu, zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, zapewniające właściwy poziom bezpieczeństwa i zgodności z RODO.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

5.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzamy na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

5.2. Jeżeli w związku z realizacją zleceń transportowych lub korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych konieczne będzie przekazanie danych do państwa trzeciego (poza EOG), odbędzie się to wyłącznie z zachowaniem wymogów RODO, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub innych odpowiednich zabezpieczeń.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz do momentu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej,
• do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, o ile przepisy szczególne nie wymagają dłuższego przechowywania,
• przez okres konieczny do dochodzenia lub obrony roszczeń, prowadzenia postępowań sądowych i administracyjnych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz dostępu do kopii tych danych,
• prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w szczególnych sytuacjach określonych w RODO,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7.2. W celu skorzystania z powyższych praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem przy użyciu danych kontaktowych udostępnionych przez Niezawodny Kurier Drogowy (np. adresu e‑mail, numeru telefonu lub adresu korespondencyjnego wskazanego na stronie internetowej lub w umowie).

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

8. Bezpieczeństwo danych

8.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Obejmuje to m.in. kontrolę dostępu do danych, zabezpieczenia informatyczne, szyfrowanie wybranych informacji oraz szkolenia personelu.

8.2. Regularnie monitorujemy i aktualizujemy stosowane zabezpieczenia, aby zapewnić poufność, integralność i dostępność danych osobowych.

9. Pliki cookies i technologie podobne

9.1. Jeżeli korzystamy z plików cookies lub podobnych technologii w naszych serwisach internetowych, informacje o ich stosowaniu, celach oraz sposobach zarządzania nimi prezentujemy w odrębnym dokumencie (np. „Polityka cookies”) lub w ramach osobnego komunikatu wyświetlanego użytkownikowi.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem naszych usług lub zmianami technologicznymi.

10.2. O istotnych zmianach Polityki prywatności będziemy informować w sposób widoczny i zrozumiały – np. poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji na stronie internetowej wraz z odpowiednią adnotacją.

10.3. Zalecamy regularne zapoznawanie się z aktualną treścią Polityki prywatności przed skorzystaniem z naszych usług.

11. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

11.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Niezawodny Kurier Drogowy można kierować na dane kontaktowe Administratora wskazane w umowach, na stronie internetowej lub w innych materiałach informacyjnych udostępnianych Klientom.

11.2. Administrator dokłada starań, aby wszelkie zgłoszenia były rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa oraz wysokich standardów ochrony prywatności.